Mapa Mental

Árvore Lógica

1 - Primeiramente, temos a raiz na Arquivística como perspectiva geral, que irá utilizar uma série de compreensões e técnicas como instrumentos de análise e gestão.

2 - Seguidamente da compreensão do contexto administrativo, cultural institucional, político e social, com ênfase na natureza jurídica dos atos de produção documental Arquivística;

3 - Gênese documental (Conscription) de acordo com a finalidade dos atos e as categorias documentais. O nascimento do documento irá definir questões como a ordem original e irá configurar o início do trâmite e fluxo documental. O elemento de gênese juntamente com o do contexto formará o tronco base da árvore lógica.

 4 – O uso da Diplomática e da Tipologia documental como instrumentos primários ,utilizados a partir do momento da gênese documental, que estão no final do tronco principal e irão se ramificar em vários galhos, cada um com características específicas e ao mesmo tempo interligadas.

5 – Diplomática documental contemporânea; aqui a preocupação está focada na análise formal da estrutura do documento, considerando uma unidade documental mínina ou composta e a natureza diversa das espécies, levando em consideração a idéia de “Documento” de forma mais abrangente, distante das concepções Positivistas e interligando os elementos de análise aos de produção, produtor e emissor. Temos a ramificação dos elementos diretos como;

5.1 - A aplicabilidade da diplomática no contexto arquivístico, certificando a autenticidade de cada documento, não existindo formas concretas de garantia da veracidade da informação.

5.2 - A análise diplomática por meio de observações das características extrínsecas, como gênero, forma, formato, suporte, material, dimensões e sinais de validação, além do uso de elementos referentes ao trâmite e as característica intrínsecas referentes ao conteúdo.

6 - A Tipologia documental irá se focar na lógica orgânica das produções documentais, aproximando elementos da natureza jurídica dos atos administrativos com as distintas proveniências. As ramificações do uso da tipologia também é definida pelos objetos diretos como;

6.1 - Análise da configuração das diversas naturezas do Tipos/Séries geradas

6.2 - Análise direta nas características intrínsecas de conteúdo e as vinculações com os atos jurídicos.

7 – É possível colher como frutos do uso da sinergia gerada por estes instrumentos certas concepções dentro da gestão e descrição arquivísticas, como a classificação, temporalidade, arranjo, avaliação, determinação dos valores primários e secundários.

Correio Diplomatico

Oficina “Correio Diplomático”

O grupo escolheu como tema eixo a análise dos sinais de validação de documentação postal. Observações a respeito de autenticidade, aspectos físicos e lógicos bem como os modelos diplomáticos da documentação que chega via correio, serão abordadas seja no nível postal institucional privado ou público, informal com vinculações a pessoa física, prestações de conta ao estado, compras via internet, etc.

Para que esta temática fosse explorada por todos os tipos de público, fora elaboradas uma série de notas de instrução e descrição, que contem informações necessárias para análise diplomática e tipológica destes documentos.

Documentação Postal: Compras virtuais com entregas a domicílio

Aspectos estruturais:

- O layout da correspondência é personalizado e faz referência às características de marketing de cada instituição, contendo o Logo da empresa (pela fonte original) e propagandas aleatórias.

-A escolha do suporte de armazenamento (envelope de trâmite) é de responsabilidade do emissor do produto. Entre os materiais mais comuns, temos o plástico e o papelão. Estes suportes podem variar de acordo com a melhor forma de conservação das mercadorias.

- As informações referentes à transação e ao trâmite dos correios, assim como código de barra da remessa, são organizadas em um papel adesivo diferente do material do restante da embalagem.

- A embalagem possui uma fita de violação.

- No canto direito da correspondência se localiza o logo do PAC, que é um serviço que o correio disponibiliza para pessoas físicas ou jurídicas referente a encomendas e entregas exclusivas de comércio de mercadorias. (Mais informações Aqui.).

Observações:

- A forma como as informações referentes ao trâmite da entrega são organizadas se mostrou de forma padrão em cada documentação, que foram emitidas por órgãos distintos.

Por que guardar em meu arquivo pessoal?

- Cada envelope de transporte é acompanhado de um DANFE (documento auxiliar de nota eletrônica), que funciona como certificado de recebimento. É importante ressaltar que o valor probatório do DANFE só faz sentido com a Nota Fiscal Eletrônica, que geralmente é mandada para a caixa de e-mails do comprador no momento do processo de compra do produto, e o próprio envelope de transporte.

- É possível consultar a autenticidade do DANFE no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. 
(Mais informações Aqui.).

- Ressaltamos que não existe uma legislação muito aplicada a cerca destas questões, apenas algumas abordagens em áreas do código de defesa do Consumidor.

- É importante a guarda das embalagens de armazenamento das encomendas, para possível utilização da garantia, troca ou reembolso da instituição.

Documentação Postal: Cartas Informais de pessoa física

Com o advento das novas tecnologias da comunicação é quase que extinto o ato de duas pessoas (natureza física) manterem contato por cartas postais da qual o tramite é realizado diretamente pelo correio. Nesse intuito, o grupo realizou a experiência de mandar cartas desse modelo entre os membros. A partir dessa experiência foi possível levantar algumas informações:

Aspectos estruturais:

- O envelope (seu suporte) fica a critério de quem manda, existindo propostas de modelos em cada agência dos Correios.

- O documento somente é validado pelo carimbo sobre o selo postal

- O carimbo indica a localidade da R.A (Região Administrativa) do Distrito federal de onde a carta foi mandada.

Por que guardar em meu arquivo pessoal?

- A guarda dos documentos em geral possuem importâncias relativas e pessoais, não existindo padronização em seus conteúdos.

- Outra variação do uso de parte da correspondência esta presente na coleção de selos    

    

Documentação Postal: Cartas de prestação de contas e serviços com o estado e setor privado

Aqui analisamos as documentações relativas de várias naturezas de contas; telefone, energia, água, telefonia, bancos, etc.

Aspectos Estruturais:

- O suporte de grande maioria é composto por papel e plástico

- O logo da empresa se encontra no canto superior esquerdo

- No canto superior direito é possível observar o símbolo do FAC (Franqueamento autorizado de cartas), serviço prestado pelos correios que visa distribuição de postais em grande escala. Como exemplo, temos os “demonstrativos mensais de credito”. 
(Mais informações Aqui.)

Observações:

- não existe legislação que faça referência direta na padronização e organização das informações

Por que guardar em meu arquivo pessoal?

- Estes documentos possuem diversas naturezas de tipologias além de seu valor primário, sendo amplamente utilizada para atestar algumas informações como dados pessoais e endereço. Sua validação se dá pela própria confiabilidade deste segmento.

- É recomendada a guarda destes documentos por cerca de cinco anos, tempo que “valor fiscal” do documento é vigente.